10|2025 Wo die Umstellung noch Auswirkungen hat
10|2025 Wo die Umstellung noch Auswirkungen hat
Vor 12 Monaten begann die ERP-Systemumstellung bei den Stadtwerken Ellwangen – inzwischen sind fast alle Abrechnungen abgewickelt.
Eine „Operation am offenen Herzen“ haben die Stadtwerke Ellwangen vor einem Jahr begonnen: Der Systemwechsel im Enterprise-Resource-Planning (ERP)-System, der Software, die alle Prozesse im Unternehmen digital abbildet, ist ein Großprojekt, das auch nach außen nicht unbemerkt vollzogen werden konnte. „Dass das zu einigen Umständen und Problemen führen würde, war von vorneherein klar, uns bewusst und auch nicht vermeidbar“, so SWE-Geschäftsführer Stefan Powolny. „Wir haben den starken Fokus auf Verbrauchsabrechnung mit unseren Kunden gelegt, das hat sich in der Rückschau bewährt.“ Denn: Auch wenn sich Abschlagszahlungen verzögerten, die Jahresrechnung 2024 erst spät bei den Kunden ankam und unzählige Nachfragen und Korrekturen über das Jahr abgewickelt werden mussten, im „Großen und Ganzen“ laufen die Standard-Prozesse jetzt wieder und es sind nur noch wenige Einzelfälle nachzubearbeiten. „Die Abrechnungen laufen jetzt stabil, mit wenigen Ausnahmen, die mithilfe externer Dienstleister nun noch nachgeholt werden“, informiert Powolny. Auf etwa 100 Kunden beläuft sich die Anzahl.
„Auch mit Blick auf die Liquidität des Unternehmens sind wir so gut durch die Umstellung gekommen“, sagt Powolny. Für die Jahresabschlüsse 2024 und 2025 erwarten die Stadtwerke Ellwangen keine höheren Abweichungen gegenüber den Planansätzen. Die finalen Zahlen stehen noch nicht fest, weil die Systemumstellung im internen Bereich der Finanzbuchhaltung noch immer erheblichen Mehraufwand bedeutet. Tausende Rechnungen mussten nachgebucht werden, die während der Einführung der neuen Software nicht bearbeitet werden konnten. Hier erlebten die Mitarbeiter erhebliche Mehrbelastungen und auch zusätzliche Rückschläge, beispielsweise durch Personalausfälle. Und es kam auch immer wieder zu unerwarteten Schwierigkeiten, wenn im neuen System gewohnte Prozesse nicht wie erwartet abliefen. „Jeder einzelne Workflow muss neu betrachtet und im System abgebildet werden, praktisch im gesamten Geschäftsjahr können dadurch immer wieder neue Abweichungen und Ungereimtheiten auftreten“, umreißt Powolny, der seinem Team dankt und den Berg abzuarbeitender Arbeit langsam schwinden sieht.
Insgesamt ist der Geschäftsführer froh, nach einem Jahr eine doch erfreuliche Bilanz ziehen zu können. „Es lief nicht alles glatt, manche Kunden waren auch verärgert, aber wir sind auch auf großes Verständnis und Geduld gestoßen, wofür wir uns bedanken“, sagt Powolny. Und: „Mit dem neuen ERP-System sind wir nun für die Zukunft gut aufgestellt.“