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01|2025 Große System-Umstellung wird für Kunden spürbar

Artikel vom 08.01.2025

01|2025 Große System-Umstellung wird für Kunden spürbar

Digitales Großprojekt der Stadtwerke Ellwangen hat Auswirkungen - die Jahresabrechung 2024 kommt in diesem Jahr später.

Es ist ein einschneidendes und wegweisendes Großprojekt, das bei den Stadtwerken Ellwangen derzeit in Umsetzung ist und erheblichen Aufwand erfordert: der Wechsel des ERP-Systems vom Anbieter SAP hin zu Schleupen. ERP steht für Enterprise Resource Planning und bezeichnet alle technischen Hilfsmittel und Prozesse, die für die Unternehmensführung notwendig sind, einschließlich Personalwesen, Fertigung, Finanzwesen, Buchhaltung und mehr. „Die Umstellung ist wie eine Operation am offenen Herzen und bei aller Vorbereitung nervenaufreibend, anstrengend und leider auch nicht fehlerfrei“, gibt SWE-Geschäftsführer Stefan Powolny einen ehrlichen Einblick. Denn bei der Versendung der Ablesekarten und der aktuellen Buchung der Abschläge sind jüngst Fehler aufgetreten. Für die Rückmeldung der Zählerstände wurde das Zeitfenster deshalb bis zum 20. Januar 2025 verlängert. Darüber berichten die Stadtwerke im Bemühen um größtmögliche Transparenz.

„Wir arbeiten gemeinsam mit dem Anbieter mit Hochdruck daran, alle Prozesse in die gewohnten Routinen zu überführen und werden alle entstandenen Fehler auch aktiv korrigieren“, versichert Powolny, der die Kunden um etwas Geduld und Verständnis bittet. Wer bei seinen Buchungen jedoch etwas feststelle, soll sich gerne per Mail an kundenservice@stadtwerke-ellwangen.de wenden. Von telefonischen Nachfragen bitten die Stadtwerke aktuell abzusehen, um die Themen schnellstmöglich bearbeiten zu können. Es sei wichtig, realistische Erwartungen zu haben. „Software-Implementierungen wie diese können spürbar sein, und wir verstehen, dass Unzufriedenheit entstehen kann, wenn nicht alles reibungslos läuft“, erklärt Powolny. Geplant war in jedem Fall, dass der Abschlag für November aufgrund der Vorbereitungsarbeiten auf die Umstellung erst später eingezogen wird. Daher erfolgten Ende Dezember zwei Abbuchungen für November und Dezember 2024 in enger zeitlicher Nähe. Bei einigen Kunden werden diese Abschläge auch erst im Laufe des Januars eingezogen. „Hierzu gibt es aktuell viele Nachfragen; das ist jedoch so korrekt“, erläutert Powolny weiter.

Trotz der Startschwierigkeiten sei die ERP-Systemumstellung ein wichtiger strategischer Schritt für die Zukunftsfähigkeit der Stadtwerke Ellwangen, bei dem man eng mit den Stadtwerken Schwäbisch Gmünd und Giengen kooperiert. Auslöser war der Auslauf des bisherigen Systems SAP R3, weshalb es sinnvoll war, sich gemeinsam Gedanken über eine zukunftsfähige Lösung zu machen und weshalb die Umstellung auch bereits jetzt mit der Jahresrechnung und dem Jahresabschluss 2024 umgesetzt wird. Mit Schleupen als Partner will man eine zukunftssichere IT- und Energieabrechnungsplattform einsetzen, die den spezifischen Bedürfnissen speziell von Stadtwerken gerecht wird  - von der Energierechnung bis hin zum Schwimmbad.

„Die Welt der IT und der Energieabrechnung ist heute komplexer denn je. Für kleinere Stadtwerke wie unseres stellt es eine große Herausforderung dar, diese Aufgaben allein zu bewältigen“, erklärt Stefan Powolny. „Durch die enge Zusammenarbeit mit unseren Stadtwerke-Partnern können wir Synergien nutzen und von einer gemeinsamen Lösung profitieren, die auch die Anforderungen unserer Kundinnen und Kunden in Ellwangen berücksichtigt.“ 

Das neue ERP-System wird den Stadtwerken Ellwangen dabei helfen, Prozesse effizienter zu gestalten und die Servicequalität für die Kunden zu verbessern. Ein externer Wirtschaftsprüfer begleitet die Umstellung, um sicherzustellen, dass höchste Standards eingehalten werden. Obwohl die Umsetzung größtenteils planmäßig verläuft, kann es zu Verzögerungen kommen. Auftretende Fehler werden kontinuierlich analysiert und behoben. Für die Kundinnen und Kunden bedeutet dies eine Übergangsphase. „Wir bitten unsere Kundinnen und Kunden um Verständnis und Geduld. Solche Projekte sind umfangreich, aber sie schaffen eine stabile Basis für die Zukunft“, betont Stefan Powolny.

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